Adaptasi dan transformasi digital semakin dibutuhkan di hampir semua industri saat ini. Termasuk juga, kebutuhan untuk mengakses data dari mana saja.

Pada Rabu (13/9/2023), PT Infomedia Nusantara (Infomedia), anak perusahaan dari PT Telkom Indonesia, Tbk (Telkom) meluncurkan layanan terbarunya ProVue - Record Document Management System (RDMS). Layanan yang diluncurkan di Kantor Layanan RDMS Infomedia, Ciawi - Bogor, hadir untuk menawarkan solusi digital dalam pengelolaan dokumen perusahaan. 

Direktur Utama Infomedia, Eddy Sofryano, mengatakan layanan ProVue - RDMS hadir sebagai layanan dalam mengelola dokumen fisik perusahaan, menjadikannya digital, mudah diakses, tersimpan dengan aman, serta memenuhi akuntabilitas perusahaan pelanggan. Layanan ini melengkapi solusi back end process yang diusung Infomedia sebagai salah satu layanan utama kepada pelanggan.

“Saat ini infomedia menguasai 53 persen market share dan telah mengadopsi teknologi digital, serta sudah mengimplementasikan strategi bisnis pada servis sekaligus product experience,” kata Eddy Sofryano, direktur utama Infomedia.

Dulunya, kantor layanan RDMS ini adalah percetakan Yellow Pages. Buku Yellow Pages ini populer di zaman alat komunikasi masih dalam bentuk pager atau ponsel yang ukurannya besar. Buku tebal ini menyediakan berbagai nomor telepon penting, seperti kepolisian, rumah sakit, pemadam kebakaran, kantor, hingga nomor telepon penduduk.

“Itu buku 10-19 sentimeter fungsinya sebelum ada mbah Google, buat mencari alamat termasuk nomor telfon. Saat 2017 kita transformasi digital, tetapi dokumen fisik memang masih ada,” kata Eddy. 

Eddy menyebutkan, Infomedia menerima tantangan zaman dengan menyiapkan platform digital untuk penyimpanan. Perusahaan juga mengupayakan integrasi digital dan dokumen fisik.

PT Infomedia Nusantara (Infomedia), anak perusahaan dari PT Telkom Indonesia, Tbk (Telkom) meluncurkan layanan terbarunya ProVue - Record Document Management System (RDMS) di Bogor, Rabu (13/9/2023). - (Republika/Santi Sopia)

SHARE    

Selain RDMS, ada penyimpanan dokumen fisik dengan kapasitas warehouse sampai 600 ribu dokumen yang juga bisa diakses diakses melalui QR Code. Lebih lanjut dia menambahkan, layanan ProVue - RDMS dirancang menjadi solusi tepat bagi perusahaan dalam mengelola dokumen fisik dan digital, baik yang bersifat aktif maupun pasif dalam satu platform terintegrasi.

ProVue-RDMS mengelola dokumen fisik (Physical Record) yang meliputi pemilahan, penataan, penyimpanan serta perawatan arsip, juga pengelolaan dokumen secara digital (Digital Record) seperti alih media dan digital filing platform. Memahami tantangan yang dihadapi perusahaan dalam mengakses setiap dokumen dengan tetap menjaga keamanan data yang dimiliki, layanan ini turut mengedepankan platform as service untuk akses dokumen yang dilengkapi dengan fitur otomasi, analitik, dan kecerdasan buatan (AI).

Pengelolaan dokumen merupakan salah satu unsur dari pengelolaan informasi perusahaan yang memiliki masa kelola hingga puluhan tahun. Dalam Peraturan Kearsipan yang dikeluarkan oleh Badan Arsip Nasional RI No 12 Tahun 2000, masa simpan arsip atau dokumen penting perusahaan dapat mencapai 30 tahun. 

Dokumen perusahaan juga memiliki peran signifikan sebagai rekam jejak, sumber informasi, dan dapat menjadi bukti akuntabilitas dan kinerja organisasi hingga harus terpelihara baik fisik dan informasi di dalamnya. Hal ini seperti tertuang dalam Undang-Undang tentang Dokumen Perusahaan No 8 Tahun 1997 dan Perka ANRI No 9 Tahun 2018 mengenai Pedoman Pemeliharaan Arsip. 

Dokumen perusahaan dapat menjadi bukti otentik harus dikelola sesuai standar, digitalisasi dokumen dimanfaatkan untuk kemudahaan akses bagi pihak yang berkepentingan.

Sentuhan Manusia

PT Infomedia Nusantara (Infomedia), anak perusahaan dari PT Telkom Indonesia, Tbk (Telkom) meluncurkan layanan terbarunya ProVue - Record Document Management System (RDMS) di Bogor, Rabu (13/9/2023). - (Republika/Santi Sopia)

SHARE    

Perkembangan digital tidak dapat terhindarkan. Hampir semua industri merasa penting melakukan transformasi digital.

Namun, menurut Direktur Group of Business Development PT Telkom Indonesia, Tbk, Honesti Basyir, perusahaan sering kali masih membutuhkan sentuhan fisik dalam bisnis. Sehingga transformasi digital bisa dilakukan secara terintegrasi. “Kita masih gunakan physical touch, pelan-pelan transformasi digital,” kata Honesti.

Menurut dia, akses digital juga membutuhkan kecepatan. Kemudian terjangkau bukan berarti murah, melainkan tentang kualitas. “Terakhir apa pun yang kita rencanakan harus akselerasi, akselerasi dan akselerasi,” ujar Honesti.

Pada intinya soal dokumen fisik, sampai saat ini masih harus tumbuh. Disebutkan, ada sekitar empat pemain besar yang memiliki sampai 15 juta unit boks penyimpanan dokumen. Infomedia pun hadir dengan menyediakan platform terintegrasi dan pengelolaan keuangan, sumber daya manusia.

Saat dokumen itu terbit, Infomedia menyiapkan platform yang terintegrasi. Tidak hanya bagi end user, tetapi juga bagi pihak-pihak yang memerlukan platform tersebut. 

 

Kantor layanan RDMS ini dulunya adalah percetakan Yellow Pages. 

 

 

SHARE    

Gerakan “Literasi Umat” merupakan ikhtiar untuk memudahkan masyarakat mengakses informasi. Gerakan bersama untuk menebarkan informasi yang sehat ke masyarakat luas. Oleh karena informasi yang sehat akan membentuk masyarakat yang sehat.

Donasi Literasi Umat