ADITYO PRATOMO, SETERHEN AKBAR SURIADINATA, Pendiri Labtek Indie

Ketika beberapa orang berkumpul untuk mencapai suatu tujuan, pembentukan organisasi menjadi konsekuensi logis atas perserikatan tersebut. Mengorganisir diri dengan menciptakan sebuah struktur adalah sebuah pendekatan yang lazim digunakan dalam rangka pembagian peran serta tanggung jawab setiap anggota organisasi tersebut.

Pohon hierarki

Bentuk struktur organisasi hierarkial seperti pohon yang tersusun dari berbagai susunan induk-anak berbagai simpul yang berujung dipimpin oleh satu simpul induk utama, adalah model struktur yang paling intuitif untuk dibuat. Seorang VP Marketing bisa membawahi beberapa divisi.

Setiap divisi ini kemudian dipimpin oleh seorang manajer dan masing-masing divisi juga memiliki struktur turunan yang mirip, mungkin dibagi ke dalam beberapa tim atau kelompok kerja. Bergerak ke atas, Sang VP Marketing juga memiliki struktur hierarkial induk di mana ia bertanggung jawab kepada struktur tersebut.

Model struktur hierarkial seperti ini membuat arus informasi top-down menjadi mudah terjadi. Visi sebuah organisasi yang kemudian diturunkan menjadi serangkaian misi dan program akan didistribusikan secara sistematis dari atas ke bawah, setelah melalui berbagai penyesuaian dan penambahan detil yang terjadi di setiap tingkat. Sasaran kerja Sang VP Marketing kemudian akan diturunkan jadi sasaran untuk setiap divisi di bawahnya yang berujung pada lahirnya program kerja yang lebih konkret.

 

Dalam sistem hierarkikal kontribusi setiap anggota lazim dibatasi berdasar peran baku dalam sebuah unit kerja. 

 

 

SHARE    

Sebagaimana sistem lain yang berjalan di muka bumi ini, struktur kerja seperti ini akan cukup memenuhi hajat hidup sebuah organisasi hingga ia terbukti sebaliknya.

Seiring dengan dinamika perubahan dan perkembangan, organisasi tentu akan tumbuh juga. Divisi baru lahir, unit kerja baru muncul, dalam rangka menyokong sang organisasi untuk memenuhi tujuannya sembari terus berupaya relevan terhadap zaman.

Pada titik pertumbuhan tersebut, baik yang ekspansif atau pun eksploratif, terbentuk realitas baru, yaitu perlambatan distribusi informasi dari atas ke bawah dan sebaliknya, karena ada begitu banyak percabangan anak-induk yang harus ditempuh.

Dalam sistem hierarkikal kontribusi setiap anggota lazim dibatasi berdasar peran baku dalam sebuah unit kerja. Seorang anggota organisasi yang menjadi bagian dari sebuah unit kerja, tidak bisa dengan membantu unit kerja lain di divisi berbeda, karena bertentangan dengan hierarki yang sudah terbentuk. Melawan struktur ini akan berdampak pada akuntabilitas yang tidak jelas dan mekanisme pelaporan yang rumit.

Padahal, seringkali, untuk bisa bergerak dengan cepat, sebuah organisasi perlu mampu bereaksi dengan efisien. Menyikapi perubahan tidak cukup hanya dengan rapat berlarut-larut, namun juga dengan aksi yang gesit dengan tidak menisbikan keperluan adanya struktur yang jelas.

 

Alih-alih, dalam Holacracy, sebuah organisasi digambarkan sebagai sebuah semesta lingkaran besar.

 

 

SHARE    

Holacracy sebagai pendekatan baru

Sebagai solusi dari kebutuhan organisasi untuk bergerak luwes dan cepat, lahirlah model struktur baru yang disebut Holacracy. Struktur ini melepaskan diri dari model hierarkis seperti pohon. Alih-alih, dalam Holacracy, sebuah organisasi digambarkan sebagai sebuah semesta lingkaran besar.

Setiap kelompok kerja kemudian disusun dalam lingkaran yang lebih kecil (yang selanjutnya disebut circle). Setiap circle ini kemudian bisa secara mandiri mengorganisir diri mereka untuk merancang sasaran dan menyikapi perubahan yang terjadi di lapangan.

Setiap circle dijalankan oleh para anggota yang memiliki peran dan tanggung jawab spesifik (role). Jika dibutuhkan, Setiap circle ini pun bisa membentuk sub-circle lebih kecil. Dengan demikian hierarki tetap ada, sehingga alur pertanggungjawaban tetap bisa dipenuhi, namun dalam jumlah lapis yang seefisien mungkin.

Holacracy juga mengatur bagaimana setiap circle ini berinteraksi, melakukan tata laksana, serta menjalani perencanaan kerja. Sejatinya ada dua jenis mekanisme interaksi dan koordinasi yang bisa dilakukan dalam sebuah circle: Rapat taktis (tactical meeting) dan rapat arahan (governance meeting). Rapat taktis digunakan untuk membahas hal-hal praktikal apa saja yang harus dilakukan dalam seminggu ke depan. Setiap isu bisa direspon dengan membuat penugasan jangka pendek (task) atau pun kerja jangka panjang (project). 

Sementara rapat arahan, yang lazim dilakukan dalam frekuensi yang lebih sedikit, bertujuan mengatur struktur dan denyut sebuah circle, yaitu peran apa saja yang harus ada di dalam circle tersebut, perubahan tanggung jawab dalam circle tersebut, dan turunannya. 

 

Dengan begitu, organisasi dapat berhemat waktu dan tenaga yang dalam organisasi hierarkis lazim dikeluarkan untuk upaya rekrutmen. 

 

 

SHARE    

Dengan utilisasi kedua jenis rapat tersebut, sebuah circle bisa menjadi lebih mawas terhadap keadaan di luar, sehingga organisasi bisa bergerak lebih cepat dalam menyikapi perubahan.

Sumber talenta vs titel jabatan

Holacracy menekankan inisiatif dan kontribusi setiap anggota semesta lingkaran strukturnya. Berbeda dari struktur hierarkis organisasi, dalam organisasi Holacracy seorang anggota dapat menjadi bagian dari dua atau lebih circle pada waktu bersamaan. Sebagai konsekuensi, tentu saja ia akan memiliki tanggung jawab yang berbeda dalam circle yang berlainan.

Contohnya, seorang anggota circle rekayasa (engineering) yang memiliki pengetahuan desain bisa sekaligus menjadi anggota circle pemasaran (marketing) dengan peran melakukan pembuatan situs (website). Pengangkatan anggota baru ini dapat dilakukan dalam rapat arahan. Dengan begitu, organisasi dapat berhemat waktu dan tenaga yang dalam organisasi hierarkis lazim dikeluarkan untuk upaya rekrutmen. 

Secara internasional, struktur Holacracy ini telah diadopsi oleh lebih dari 1.000 perusahaan, termasuk perusahaan ritel sepatu besutan almarhum Tony Hsieh, Zappos, perusahaan penyedia informasi program edukasi mandiri Springest, dan agensi layanan teknologi terintegrasi WaTech.

Untuk mengawal praktiknya, sistem kerja Holacracy ini diatur dalam Holacracy Constitution yang dapat bebas diakses dan kontennya dikurasi secara terbuka serta transparan (open source). Dengan demikian organisasi yang mengadopsi model ini juga dapat terus belajar dari pengalaman perusahaan atau organisasi lain yang mengadopsi model serupa.

Gerakan “Literasi Umat” merupakan ikhtiar untuk memudahkan masyarakat mengakses informasi. Gerakan bersama untuk menebarkan informasi yang sehat ke masyarakat luas. Oleh karena informasi yang sehat akan membentuk masyarakat yang sehat.

Donasi Literasi Umat